Liebe Leute,

nachdem ich als fachfremde Person hier seit Jahren nur gelegentlich
herumlurke, versuche ich jetzt mal den direkten Zugang ins Herz der
IT-Kompetenz zu nutzen ;^)

Gegeben sei eine Organisation (im kirchlichen Bereich, tut aber erst mal
nichts zu Sache) in der es gerade strukturelle Veränderungen durch
Zusammenlegungen gibt. Es gibt einige hauptamtliche und viele
ehrenamtliche Beteiligte mit _sehr_ heterogenen Beziehungen, insgesamt
geschätzt etwa hundert Leute.

Ein Kern an Verwaltungstätigkeit ist relativ streng geregelt und an die
übergeordnete Behörde gebunden, mit umfassenden Archivierungs- und
Datenschutzregeln. Auch das muss aber modernisiert werden.

Darüber hinaus bestehen aber viele Gremien und Gruppen mit teils
wechselnden Mitgliedern und Aufgaben, deren Mitarbeit und Interaktion
ausdrücklich erwünscht ist und gefördert und erleichtert werden soll.

Wie schafft man es nun (ohne ein Untenehmensberatungsunternehmen zu
befassen)  die verschiedenen Bedürfnisse so zu sammeln und zu
strukturieren, dass man eine angemessene technische Unterstützung für
Kommunikation und Datenverarbeitung konzipieren und dauerhaft pflegen kann?

Es ist leider so, dass bisher kaum Problembewusstsein besteht, den
Wildwuchs an improvisierten Insellösungen zu konsolidieren und gerade
besteht die Gefahr, dass sich das schnell weiter wächst und sich verfitzt.

Mensch könnte nun die Beteiligten (evtl. auch gruppenweise) zusammen
holen und als Brainstorming Wünsche und Probleme einsammeln und die
Ergebnisse hernach im kleinen Kreis sortieren. Es könnte aber auch
sinnvoll sein, z.B. in einem Fragebogen gezielt Informationen zu
sammeln, damit das nicht ausufert und die Beteiligten vorwiegend
relevante Informationen liefern.

Nachgedacht werden müsste dann zuerst über Prozesse, Rollen,
Sicherheitsanforderungen usw., danach über geeignete Plattformen und
Services und erst dann über technische Umsetzung: Hardware,
Administration und Skalierung.

Das kann alles einerseits beliebig komplex werden, ist aber andererseits
ein allgegenwärtiges Thema und sollte sich auch mit normaler
Lebenserfahrung adäquat bearbeiten lassen.

Sind euch Verfahren oder Hilfsmittel bekannt, wie man das Problem
partizipativ und niederschwellig angehen könnte, ohne komplett alles neu
zu erfinden? Wie fragt ihr z.B. eure Kunden nach den Bedarfen?

Ich bin neugierig auf eure Meinungen, vielleicht verweist ihr mich ja
auch eher woanders hin, bis dahin noch schönes Wochenende!

Viele Grüße
Udo Forstmann