Liebe Leute,
nachdem ich als fachfremde Person hier seit Jahren nur gelegentlich herumlurke, versuche ich jetzt mal den direkten Zugang ins Herz der IT-Kompetenz zu nutzen ;^)
Gegeben sei eine Organisation (im kirchlichen Bereich, tut aber erst mal nichts zu Sache) in der es gerade strukturelle Veränderungen durch Zusammenlegungen gibt. Es gibt einige hauptamtliche und viele ehrenamtliche Beteiligte mit _sehr_ heterogenen Beziehungen, insgesamt geschätzt etwa hundert Leute.
Ein Kern an Verwaltungstätigkeit ist relativ streng geregelt und an die übergeordnete Behörde gebunden, mit umfassenden Archivierungs- und Datenschutzregeln. Auch das muss aber modernisiert werden.
Darüber hinaus bestehen aber viele Gremien und Gruppen mit teils wechselnden Mitgliedern und Aufgaben, deren Mitarbeit und Interaktion ausdrücklich erwünscht ist und gefördert und erleichtert werden soll.
Wie schafft man es nun (ohne ein Untenehmensberatungsunternehmen zu befassen) die verschiedenen Bedürfnisse so zu sammeln und zu strukturieren, dass man eine angemessene technische Unterstützung für Kommunikation und Datenverarbeitung konzipieren und dauerhaft pflegen kann?
Es ist leider so, dass bisher kaum Problembewusstsein besteht, den Wildwuchs an improvisierten Insellösungen zu konsolidieren und gerade besteht die Gefahr, dass sich das schnell weiter wächst und sich verfitzt.
Mensch könnte nun die Beteiligten (evtl. auch gruppenweise) zusammen holen und als Brainstorming Wünsche und Probleme einsammeln und die Ergebnisse hernach im kleinen Kreis sortieren. Es könnte aber auch sinnvoll sein, z.B. in einem Fragebogen gezielt Informationen zu sammeln, damit das nicht ausufert und die Beteiligten vorwiegend relevante Informationen liefern.
Nachgedacht werden müsste dann zuerst über Prozesse, Rollen, Sicherheitsanforderungen usw., danach über geeignete Plattformen und Services und erst dann über technische Umsetzung: Hardware, Administration und Skalierung.
Das kann alles einerseits beliebig komplex werden, ist aber andererseits ein allgegenwärtiges Thema und sollte sich auch mit normaler Lebenserfahrung adäquat bearbeiten lassen.
Sind euch Verfahren oder Hilfsmittel bekannt, wie man das Problem partizipativ und niederschwellig angehen könnte, ohne komplett alles neu zu erfinden? Wie fragt ihr z.B. eure Kunden nach den Bedarfen?
Ich bin neugierig auf eure Meinungen, vielleicht verweist ihr mich ja auch eher woanders hin, bis dahin noch schönes Wochenende!
Viele Grüße Udo Forstmann