Hej Thomas!
Bei DropBox gab es nach einer Woche bereits sechs Versionen der Excel-Adresskartei.
Also den Usern richtige Arbeit mit Dropbox beibringen (immer noch einfacher als ihnen technisch + organisatorisch Wiki beizubringen). Sowas dürfte eigentlich nur passieren, wenn mehrere User minutengenau gleichzeitig an einer Datei arbeiten (sehr unwahrscheinlich).
Regelung: An der Datei /mein/Dropbox/Folder/Adressen.xls wird direkt gearbeitet, dann synchronisiert Dropbox die Datei automatisch sofort nach dem Speichern. Niemand kopiert sich das Teil, bearbeitet es woanders und versucht dann wieder, seine Version drüberzukopieren (das dürfte wohl bei dir passiert sein).
Namensbenennungen wie datei_neu, datei_aktuell, datei_zwischenstand, datei_final, datei_final2 organisatorisch verbieten (weil: morgen keine Aussagekraft mehr, invalidiert bereits vorhandene, bisher valide Daten).
Ich wurde wegen der Projekte, Events und Kontaktdaten (CRM) gefragt. Das ist in dem Verein der größte Berg. Eine Verlinkung der Sachen untereinander wäre gut.
Kannst ja mal etwas näher ausführen, was *genau* die da mit Wiki/Dropbox/whatever machen wollen, vielleicht kennt der eine oder andere auf der Liste dafür jeweils passende leichtgewichtige Online-Tools.
Projekte,
eh jedes anders, soll jedes Team machen was es will/braucht. Man trifft sich ohnehin regelmäßig im Real Life[tm] zu Besprechungen.
Events
sofern nicht zu groß, aber wiederkehrend ähnlich: zentral@Dropbox aufgehobene Checklisten, die jeweils abgearbeitet werden
und Kontaktdaten (CRM)
Exceltabelle@Dropbox
Dabei würde ich versuchen, das meiste von Anfang an öffentlich unter freie Lizenzen zu bekommen.
Ist ein orga-, kein techn. Constraint. Dürfte ja auch wohl nur (PR-)Texte und ein paar Fotos betreffen, der Rest dürfte ja ohnehin weder urheberrechtsrelevant noch öffentlich sein.
Es gibt immer wieder Stress mit Autoren und Fotografen.
Klingt auch merklich nach fehlendem Know How/fehlender Durchsetzung im Verein. Ich persönlich fahre da three strikes: Ich erkläre den Leuten gern was erlaubt ist und was nicht, sie dürfen auch gern später nochmal nachfragen, in Zweifelsfällen nachfragen etc., alles kein Ding, aber wenn wiederholt dagegen verstoßen wird (und ich zumindest technisch-offiziell für die Sache verantwortlich bin), dann wird der Schreibzugang für die Mitglieder gesperrt. Unwissenheit zu beseitigen sehe ich da meist als meinen Part (auch Alternativen aufzeigen), Umsetzung fordere ich aber ein. Habe ich bisher nur einmal ankündigen müssen.
Beste Grüße Fabian