Hallo!
Ein Verein bat mich um Unterstützung bei seiner Verwaltung. Momentan werden Projekte mit Excel-Tabellen in Dropboxen dokumentiert, Fotos sind wild verstreut, und Kontakte pflegt jeder im Vorstand für sich.
Eine ausgewachsene Projektmanagement-Lösung wäre ein zu großer Schock. Daher wollte ich ein Wiki installieren, mit dem sich der Verein sukzessive anfreunden kann. Habt ihr einen Tipp? PHP/MySQL bevorzugt.
Nice-To-Haves: - schick mit Bildergalerien - Rechtemanagement (Adressen nur für Vorstand) - Grafischer Editor für Tabellen - problemloser Upload von Fotos der Events - Vorschlag Freier Lizenzen für neue Bilder und Seiten
Thomas
Hej Thomas!
Ein Verein bat mich um Unterstützung bei seiner Verwaltung. Momentan werden Projekte mit Excel-Tabellen in Dropboxen dokumentiert,
Habe ähnliche Szenarien laufen. Sowohl Dropbox wie bei dir als auch Wiki. Mal meine Erfahrungen:
"Dropboxsektion": Ich hätte damals auch ein Wiki bevorzugt, allerdings hatte damit kein Vereinsmitglied Erfahrung, man stand dem eher ablehnend gegenüber - aber Dropbox kannten viele schon und fanden es total toll.
"Wikisektion": Habe ich Wiki eingeführt zu einer Zeit, als es Dropbox noch nicht gab. 50% d. Leute Neugier, 50% latente Ablehnung 'kenne ich nicht, kann ich nicht'. In einem Bereich eingesetzt, Leistung gezeigt -> auf einmal wollen so gut wie alle. Auf einmal texten 100 Lemminge das Wiki zu, ohne Sinn für Navigation/Nutzbarkeit. Erhebliche Arbeit, Struktur reinzubringen!
Wiki: + Links zwischen Themen (wichtigster Punkt in meinen Augen) + Versionsverwaltung + Rechtemanagement + mehrere Daten-Orga-Strukturen mgl. (einmal Liste d. tgl./mtl./jährl. Aufgaben, einmal sortiert nach Ressorts) - Syntax lernen - mehrere Daten-Orga-Strukturen mgl. (wo schreib ich das jetzt rein? -> 5 jeweils unvollständige Strukturen)
Dropbox: + Akzeptanz + weil idiotensicher (ich weiß, gewagte Aussage, das Universum produziert ständig immer bessere Idioten) + weil die Leute ihre Daten weiter mit den gewohnten Programmen bearbeiten + kein eigenes Hosting (ich will nicht auf Jahrzehnte Installationen pflegen) + gut mit Smartphones zu verheiraten (jeder hängt tgl. am Smartphone/ Tablet, manche werden bald keinen PC mehr haben) - fehlende Links, dadurch nur eine Daten-Orgastruktur (Dateibaum) (gefressener Platz@Endnutzer heute wohl unbedeutend, gerade Normalbürger haben heute gähnend leere Platten und sogar auf Mobilgeräten genug Platz, weil nur ein, zwei derartige Prj.)
Fotos sind wild verstreut, und Kontakte pflegt jeder im Vorstand für sich.
Das ist in meinen Augen die große Crux bei *allen* Lösungen, ob nun Wiki, Dropbox, Papier: Dieses Problem würdest du bei jeder Lösung bekommen, wenn die Leute nicht gewillt sind, Daten systematisch strukturiert abzulegen. Wenn viele nur ihr Zeug lieblos ins System reinkotzen, kannst du dir Mühe geben wie du willst, dann wird es immer im Chaos enden.
Hier sehe ich das eigentliche Problem des von dir beschriebenen Vereins. Da hilft keine Technik.
Eine ausgewachsene Projektmanagement-Lösung wäre ein zu großer Schock.
Und zu viel Arbeit, die wohl auf ewig an dir hängenbleiben würde. Und siehe Problem vorher: Für Vereinsorga will üblicherweise niemand mehr Gehirnzellen aufwenden als absolut unverzichtbar. Prozesse dokumentieren, in eine Prj-Mmgt-Lösung gießen, das wirklich verwenden, ... -> in kleinen Vereinen doch eher unwahrscheinlich
Daher wollte ich ein Wiki installieren, mit dem sich der Verein sukzessive anfreunden kann. Habt ihr einen Tipp? PHP/MySQL bevorzugt.
Habe verschiedene in Betrieb (oder gehabt), sehe keins, was alles abdeckt. Notwendigkeit zum Updaten nervig, u.a. wenn ein heute blauer Button morgen grün ist.
Ich würde an deiner Stelle bei Dropbox bleiben, mit folgenden Änderungen
A) Ordnung: den Leuten ein wenig Systematik/Sortieren beibringen, ggf. mal an die Hand nehmen und gemeinsam aufräumen B) Fotos: die *erhaltenswerten* auswählen und in die Dropbox schieben (oder eben Geld für die Aufbewahrung der 10 TB Müll bezahlen) C) Sicherheit: separate zweite Dropbox für "Vorstandsgeheimnisse"
Ich erwarte die geringste Arbeit, höchste Akzeptanz & Zufriedenheit.
Zuguterletzt ein Nogo: was immer du tust: Halt es orthogonal. Entweder die Daten kommen in System A oder in System B. Das muss auch jedem klar sein. Sonst gibts unvollständige, teilredundante Daten in beiden Systemen und Chaos ist vorprogrammiert.
Beste Grüße Fabian
On 03.02.2013 18:53, Fabian Hänsel wrote:
Hej Thomas!
Ein Verein bat mich um Unterstützung bei seiner Verwaltung. Momentan werden Projekte mit Excel-Tabellen in Dropboxen dokumentiert,
Kleiner Nachtrag:
(Excel-)Tabellen für manches unschlagbar, niemand will in einem Wiki manuell regelmäßig die aufgelaufenen Kosten des Monats addieren, Felder in Prj- od. Kosten-Plänen tagaktuell manuell grün/gelb/rot färben, Wikitabellen haben i.A. keinen Export nach CSV f. die Finanzbuchhaltungs-SW o.ä. -- damit kannst du kein DAX-Unternehmen verwalten, aber f. kl. Vereine ist das Aufwand-Nutzen-Verhältnis einfach bombastisch gut
Hallo Fabian!
Vielen Dank für den wertvollen Erfahrungsbericht.
Zum Thema mobil: Vom Wiki erwarte ich eigentlich eine ordentliche mobile Oberfläche. Dropbox mit Excel kannst du auf dem Handy vergessen.
Zum Thema Sortierung: Im Wiki ist ein Eintrag in einer Tabelle nur die Erweiterung um eine einzelne Zeile. Lässt sich in der Historie sofort sehen. Wer eine Tabelle in einen neuen Artikel kopiert, wird wohl bösartig sein. Und wenn, dann lässt sich das von jedem anderen User schnell fixen. Bei DropBox gab es nach einer Woche bereits sechs Versionen der Excel-Adresskartei. Sie ließen sich kaum vergleichen und eigentlich überhaupt nicht zusammenführen. Und die User konnten mangels Überblick (wer hat was wann gemacht) und Versionskontrolle auch nichts dazu.
Zu deinem Nachtrag bzgl. Excel: Die Finanzverwaltung habe ich nicht gesehen. Gut mögich, dass du recht hast. Ich wurde wegen der Projekte, Events und Kontaktdaten (CRM) gefragt. Das ist in dem Verein der größte Berg. Eine Verlinkung der Sachen untereinander wäre gut. Dabei würde ich versuchen, das meiste von Anfang an öffentlich unter freie Lizenzen zu bekommen. Es gibt immer wieder Stress mit Autoren und Fotografen.
Thomas
Hej Thomas!
Bei DropBox gab es nach einer Woche bereits sechs Versionen der Excel-Adresskartei.
Also den Usern richtige Arbeit mit Dropbox beibringen (immer noch einfacher als ihnen technisch + organisatorisch Wiki beizubringen). Sowas dürfte eigentlich nur passieren, wenn mehrere User minutengenau gleichzeitig an einer Datei arbeiten (sehr unwahrscheinlich).
Regelung: An der Datei /mein/Dropbox/Folder/Adressen.xls wird direkt gearbeitet, dann synchronisiert Dropbox die Datei automatisch sofort nach dem Speichern. Niemand kopiert sich das Teil, bearbeitet es woanders und versucht dann wieder, seine Version drüberzukopieren (das dürfte wohl bei dir passiert sein).
Namensbenennungen wie datei_neu, datei_aktuell, datei_zwischenstand, datei_final, datei_final2 organisatorisch verbieten (weil: morgen keine Aussagekraft mehr, invalidiert bereits vorhandene, bisher valide Daten).
Ich wurde wegen der Projekte, Events und Kontaktdaten (CRM) gefragt. Das ist in dem Verein der größte Berg. Eine Verlinkung der Sachen untereinander wäre gut.
Kannst ja mal etwas näher ausführen, was *genau* die da mit Wiki/Dropbox/whatever machen wollen, vielleicht kennt der eine oder andere auf der Liste dafür jeweils passende leichtgewichtige Online-Tools.
Projekte,
eh jedes anders, soll jedes Team machen was es will/braucht. Man trifft sich ohnehin regelmäßig im Real Life[tm] zu Besprechungen.
Events
sofern nicht zu groß, aber wiederkehrend ähnlich: zentral@Dropbox aufgehobene Checklisten, die jeweils abgearbeitet werden
und Kontaktdaten (CRM)
Exceltabelle@Dropbox
Dabei würde ich versuchen, das meiste von Anfang an öffentlich unter freie Lizenzen zu bekommen.
Ist ein orga-, kein techn. Constraint. Dürfte ja auch wohl nur (PR-)Texte und ein paar Fotos betreffen, der Rest dürfte ja ohnehin weder urheberrechtsrelevant noch öffentlich sein.
Es gibt immer wieder Stress mit Autoren und Fotografen.
Klingt auch merklich nach fehlendem Know How/fehlender Durchsetzung im Verein. Ich persönlich fahre da three strikes: Ich erkläre den Leuten gern was erlaubt ist und was nicht, sie dürfen auch gern später nochmal nachfragen, in Zweifelsfällen nachfragen etc., alles kein Ding, aber wenn wiederholt dagegen verstoßen wird (und ich zumindest technisch-offiziell für die Sache verantwortlich bin), dann wird der Schreibzugang für die Mitglieder gesperrt. Unwissenheit zu beseitigen sehe ich da meist als meinen Part (auch Alternativen aufzeigen), Umsetzung fordere ich aber ein. Habe ich bisher nur einmal ankündigen müssen.
Beste Grüße Fabian
Hast mich gerade überzeugt. Ein Laden, der zu gurkig für DropBox ist, sollte nicht noch kompliziertere Technik an die Hand bekommen.
Hallo,
für das Dateihandling wäre evtl zu prüfen in wieweit GoogleDrive einsetzbar ist. Ich persönlich nutze dies mit einigen Leuten privat um an gewissen Dingen zu Arbeiten. Tabellen und Texte lassen sich wunderbar erstellen, es können mehrere Leute gleichzeitig dran arbeiten und jeder bekommt dann auch in Echtzeit die Änderung des anderen zu sehen. Berechtigungen lesen/schreiben lassen sich für jeden frei einstellen. Was aus meiner Sicht im Detail für Euren Verein zu prüfen wäre: - ist ein Googlekonto dazu zwangsweise notwendig? (wir haben hier im privaten Umfeld jeder sein eigenes) - wie sensibel sind die Daten, können sie "bedenkenlos" bei einer Datenkrake abgelegt werden?
Da die meisten Leute M$verseucht sind wäre evtl auch noch deren OfficeLive zu prüfen bzw. andere Alternativen.
Für einen Teil meiner Webseiten habe ich den Websitebaker als CMS im Einsatz, die anderen sind von mir programmiert. - Benutzerverwaltung ist vorhanden auch mit entsprechenden Berechtigungen - Seiten können für öffentlichen und registrierten Zugriff eingestellt werden - Bildergalieren sind mehr oder weniger Geschmackssache - um einfach Bilder zu veröffentlich okay, kommt aber nicht an meine persönliche Galerie ran. - über verschiedene Module erweiter- und anpassbar - Ob es eine Versionhistory gibt weiß ich nicht, da ich diese persönlich nicht benötige - grafischer Editor WYSIWYG-Editor ist dabei auch wenn sich das endgültige Ergebnis vom CSS abhängt, welches nicht in den Editor eingebunden ist - Einfach in der Installation und im Handling
Gruß Tilo
für das Dateihandling wäre evtl zu prüfen in wieweit GoogleDrive einsetzbar ist.
Ich stelle mir ja ein Wiki vor, das so komfortabel ist wie Google Drive. Verlinkungen, Veröffentlichungen und Versionsverwaltung eines Wikis. Dateimanagement, Editoren und Tabellenfunktionen einer Textverarbeitung.
Thomas
2013/2/3 Thomas Schmidt schmidt@netaction.de
für das Dateihandling wäre evtl zu prüfen in wieweit GoogleDrive einsetzbar ist.
Ich stelle mir ja ein Wiki vor, das so komfortabel ist wie Google Drive. Verlinkungen, Veröffentlichungen und Versionsverwaltung eines Wikis. Dateimanagement, Editoren und Tabellenfunktionen einer Textverarbeitung.
Das gibt es nicht :)
Ich verwende für alles Dokuwiki. Das erfüllt schon ziemlich viele der genannten ansprüche. * Sehr gutes und einfaches Rechtemanagement * Dank Plugins ist sehr viel möglich, auch Bildergallerie (beim WYSIWYG bin ich mir gerade nicht ganz so sicher). * Braucht nur PHP, kein MySQL
Für Textverarbeitung müsstest du ja schon eine art Etherpad aufsetzen....wüßte nichts was Textverarbeitung und Tabellenkalkulation kann was man selber hosten kann.
Thomas
Lug-dd maillist - Lug-dd@mailman.schlittermann.de https://ssl.schlittermann.de/mailman/listinfo/lug-dd
Ich stelle mir ja ein Wiki vor, das so komfortabel ist wie Google Drive. Verlinkungen, Veröffentlichungen und Versionsverwaltung eines Wikis. Dateimanagement, Editoren und Tabellenfunktionen einer Textverarbeitung.
Da wirste Dir etwas selber programmieren müssen ;-)
Tilo
lug-dd@mailman.schlittermann.de
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