Hej Thomas!
Ein Verein bat mich um Unterstützung bei seiner Verwaltung. Momentan werden Projekte mit Excel-Tabellen in Dropboxen dokumentiert,
Habe ähnliche Szenarien laufen. Sowohl Dropbox wie bei dir als auch Wiki. Mal meine Erfahrungen:
"Dropboxsektion": Ich hätte damals auch ein Wiki bevorzugt, allerdings hatte damit kein Vereinsmitglied Erfahrung, man stand dem eher ablehnend gegenüber - aber Dropbox kannten viele schon und fanden es total toll.
"Wikisektion": Habe ich Wiki eingeführt zu einer Zeit, als es Dropbox noch nicht gab. 50% d. Leute Neugier, 50% latente Ablehnung 'kenne ich nicht, kann ich nicht'. In einem Bereich eingesetzt, Leistung gezeigt -> auf einmal wollen so gut wie alle. Auf einmal texten 100 Lemminge das Wiki zu, ohne Sinn für Navigation/Nutzbarkeit. Erhebliche Arbeit, Struktur reinzubringen!
Wiki: + Links zwischen Themen (wichtigster Punkt in meinen Augen) + Versionsverwaltung + Rechtemanagement + mehrere Daten-Orga-Strukturen mgl. (einmal Liste d. tgl./mtl./jährl. Aufgaben, einmal sortiert nach Ressorts) - Syntax lernen - mehrere Daten-Orga-Strukturen mgl. (wo schreib ich das jetzt rein? -> 5 jeweils unvollständige Strukturen)
Dropbox: + Akzeptanz + weil idiotensicher (ich weiß, gewagte Aussage, das Universum produziert ständig immer bessere Idioten) + weil die Leute ihre Daten weiter mit den gewohnten Programmen bearbeiten + kein eigenes Hosting (ich will nicht auf Jahrzehnte Installationen pflegen) + gut mit Smartphones zu verheiraten (jeder hängt tgl. am Smartphone/ Tablet, manche werden bald keinen PC mehr haben) - fehlende Links, dadurch nur eine Daten-Orgastruktur (Dateibaum) (gefressener Platz@Endnutzer heute wohl unbedeutend, gerade Normalbürger haben heute gähnend leere Platten und sogar auf Mobilgeräten genug Platz, weil nur ein, zwei derartige Prj.)
Fotos sind wild verstreut, und Kontakte pflegt jeder im Vorstand für sich.
Das ist in meinen Augen die große Crux bei *allen* Lösungen, ob nun Wiki, Dropbox, Papier: Dieses Problem würdest du bei jeder Lösung bekommen, wenn die Leute nicht gewillt sind, Daten systematisch strukturiert abzulegen. Wenn viele nur ihr Zeug lieblos ins System reinkotzen, kannst du dir Mühe geben wie du willst, dann wird es immer im Chaos enden.
Hier sehe ich das eigentliche Problem des von dir beschriebenen Vereins. Da hilft keine Technik.
Eine ausgewachsene Projektmanagement-Lösung wäre ein zu großer Schock.
Und zu viel Arbeit, die wohl auf ewig an dir hängenbleiben würde. Und siehe Problem vorher: Für Vereinsorga will üblicherweise niemand mehr Gehirnzellen aufwenden als absolut unverzichtbar. Prozesse dokumentieren, in eine Prj-Mmgt-Lösung gießen, das wirklich verwenden, ... -> in kleinen Vereinen doch eher unwahrscheinlich
Daher wollte ich ein Wiki installieren, mit dem sich der Verein sukzessive anfreunden kann. Habt ihr einen Tipp? PHP/MySQL bevorzugt.
Habe verschiedene in Betrieb (oder gehabt), sehe keins, was alles abdeckt. Notwendigkeit zum Updaten nervig, u.a. wenn ein heute blauer Button morgen grün ist.
Ich würde an deiner Stelle bei Dropbox bleiben, mit folgenden Änderungen
A) Ordnung: den Leuten ein wenig Systematik/Sortieren beibringen, ggf. mal an die Hand nehmen und gemeinsam aufräumen B) Fotos: die *erhaltenswerten* auswählen und in die Dropbox schieben (oder eben Geld für die Aufbewahrung der 10 TB Müll bezahlen) C) Sicherheit: separate zweite Dropbox für "Vorstandsgeheimnisse"
Ich erwarte die geringste Arbeit, höchste Akzeptanz & Zufriedenheit.
Zuguterletzt ein Nogo: was immer du tust: Halt es orthogonal. Entweder die Daten kommen in System A oder in System B. Das muss auch jedem klar sein. Sonst gibts unvollständige, teilredundante Daten in beiden Systemen und Chaos ist vorprogrammiert.
Beste Grüße Fabian